تنظیم مکاتبات اداری

خواه ناخواه، مکاتبات اداری جزئی از هر کسب و کار به شمار می آیند و حتی در زندگی شخصی بسیاری از ما نیز بارها پیش خواهد آمد که ناچار به نگارش یک نامه اداری شویم. ما خوب می دانیم مخصوصا وقتی این نامه ها دارای ابعاد حقوقی و فنی خاصی باشند این کار برای برخی از مشتریان ما سخت و آزاردهنده است. در این شرایط کافی است تا ضمن تماس با کارشناسان موسسه، مساله و مشکل خود را مطرح کرده و موضوع نامه درخواستی خود را مشخص کنید تا در اسرع وقت، متن نامه تهیه و برای شما از هر روشی که برای شما مناسب باشد ارسال شود. همچنین در صورتی که احساس می کنید جزئیات زیادی باید مورد بحث و گفتگو قرار گیرد می توانید با مراجعه حضوری به دفتر موسسه، در خصوص ابعاد مختلف درخواست خود با کارشناسان ما گفتگو کنید تا همان زمان، نسخه ای از نامه مورد نظر شما تهیه و اصلاحات احتمالی لازم را مطابق نظرات شما مجدداً روی آن اعمال کنیم.

ما این سرویس را برای مشتریان ویژه خود که در حال استفاده از سرویس های اصلی ما هستند به صورت رایگان انجام داده و برای سایر مراجعان نیز آن را با هزینه ای اندک انجام می دهیم. ارائه این سرویس، کسب و کار ما نیست؛ بلکه هدف اصلی از ارائه آن حل یک مساله و مشکل در زمانی کوتاه و با کیفیتی قابل قبول می باشد.

تدوین اسناد راهبردی

متن های مکتوبی همچون سند چشم انداز، بیانیه ماموریت، سند راهبردهای سازمان، بیانیه ارزش ها، منشور کیفیت و منشور حقوق مشتریان، جزء نوشتجات مهم و کلیدی هر سازمان می باشند که مشخص کننده چارچوب ها و خطی مشی های اساسی آن می باشند. محتوای این اسناد، معمولاً در سایت و دیگر رسانه های سازمان در اختیار مشتریان، مخاطبان، شرکای تجاری و کارکنان آن قرار داده می شود و وجود آنها نشان دهنده بصیرت راهبردی و نگاه نظام مند مدیران سازمان می باشد. البته تدوین این اسناد، فعالیتی کاملا تخصصی است که تیم آوان اندیشه با تجربه ای قابل توجه در این زمینه، می تواند اسنادی ماندگار و در عین حال اثرگذار و در انطباق با فعالیت های سازمانی شما تدوین کند.

ما محتوای این اسناد را از مصاحبه با مدیران ارشد و مرور مستندات موجود در سازمان شما تهیه کرده و در تدوین آن به مطالعات تطبیقی و الگوبرداری از رقبای شما نیز توجه خواهیم کرد. این اسناد قرار است جهت­گیری های اصلی سازمان شما را توصیف کند و ماهیتی جدا از فعالیت های سازمان نخواهد داشت. بنابر این مشارکت شما در فرآیند تدوین آنها جدی و ضروری است. در عین حال بر این نکته نیز تاکید داریم که یک سند راهبردی نباید به شیوه متداول، پر از لغات و اصطلاحات سخت و پیچیده باشد. ما متنی ساده، متفاوت، منحصر به فرد و ماندگار برای شما خلق خواهیم کرد.

تنظیم آیین نامه

آیین نامه، دستورالعمل، فرآیندنما و یا هر عنوان دیگری که در شرکت و سازمان شما به آن نام نامیده می شود رویه های عملیاتی اجرای فعالیت های اصلی و کلیدی می باشند که مکتوب و مدون در اختیار مدیریت، کارکنان و بنا به مورد ارباب رجوع قرار داده می شود تا هر کس در هر موقعیت، مسئولیت های خود را بداند و از دوباره­کاری، کندی کار، اختلال در پیشبرد مسئولیت ها، بلاتکلیفی و سرگردانی و تزاحم مسئولیت ها جلوگیری شود. تا زمانی که از کارکنان خود یک شکل استاندارد برای انجام کارها ابلاغ نکرده باشید باید انتظار هر کدام از این مشکلات را داشته باشید و حق اعتراض هم نخواهید داشت.

آوان اندیشه، متن آیین نامه های مورد نیاز شما را مبتنی بر واقعیت ها و بافت سازمان و بر اساس استانداردهای حرفه ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار تنظیم خواهد کرد. آیین نامه های تدوین شده قابلیت تبدیل به رویه های الکترونیک را نیز خواهند داشت. پرسنل آوان اندیشه، این اطلاعات را از مصاحبه با مدیران و کارشناسان سازمان و شرکت، مشاهده واقعیت ها  و مطالعات تطبیقی استخراج کرده و در قالب متن مکتوب استاندارد و فرآیندنماهای گرافیکی در اختیار شما قرار خواهند داد. مطمئن باشید وقتی ارباب رجوع شما شیوه نامه ارائه خدمات شرکتتان را بر روی سایت ببیند به قابلیت­های فنی و تجاری شما ایمان خواهد آورد.

طراحی رزومه

یکی از الزامات موفقیت در سطح فردی و سازمانی برخورداری از یک رزومه قوی می باشد. یک رزومه خوب تضمین کننده یک برند مناسب است. اما در عین حال داشتن یک رزومه قوی الزاماً بدین معنا نیست که صاحب آن نیز از سوابق درخشانی برخودار است. چه بسا اشخاص و سازمانهایی که توانسته اند به رغم سوابق نه چندان قابل توجه، رزومه ای مناسب برای خود تهیه کنند و در مقابل، بسیاری نیز با وجود برخورداری از سوابق مختلف علمی و اجرایی نتوانسته اند رزومه ارزشمندی برای خود تدوین کنند و طبعاٌ از مزایای آن هم بی بهره مانده اند.

آوان اندیشه، تهیه و بازنویسی رزومه فردی و سازمانی را به عنوان یکی از خدمات خود تعریف کرده است. البته قرار نیست محققان این موسسه معجزه کرده یا به دروغ، فعالیت هایی را به شما نسبت دهند. اما با اطمینان بالایی استفاده از این سرویس می تواند تسهیل گری کلیدی در معرفی شما باشد تا به کمک آن بتوانید در انواع جلسات و مذاکرات با موفقیت ظاهر شده و پیش از آن نیز با ارسال این رزومه برای اشخاص، شرکت ها و سازمان های مرتبط، برای ساخت یک برند موفق از خود خلق کنید.

به ضمیمه رزومه، فایل آن در قالب اسلاید پاورپوینت نیز به منظور استفاده در مصاحبه های حضوری برای شما ارسال شده و علاوه بر کارشناسان موسسه، بر اساس مصاحبه صورت گرفته و با تطبیق رزومه شما با افراد موفق در حوزه تخصصی تان توصیه هایی برای تقویت حوزه کاری تان به شما ارائه خواهند کرد که این توصیه ها نیز به همراه رزومه نهایی برای شما ارسال خواهد شد.

در صورت تمایل شما، امکان تهیه رزومه بصورت اینفوگرافیک نیز وجود دارد که پس از آماده سازی رزومه اصلی و بصورت مجزا صورت می گیرد. بر اساس تعریف، اینفوگرافیک ارایه اطلاعات مورد نظر در قالب تصویر است. از این تعریف می‌توان نتیجه گرفت ساختار کلی این قالب رزومه‌نویسی جدید بر اساس محتوای رزومه‌های متنی استوار است. نمونه ای از رزومه اینفوگرافیک در فایل پیوست موجود می باشد.

ممیزی سایت

مثل هر پدیده دیگر، سایت اینترنتی هم قابلیت بهبود دارد؛ اما نه تا وقتی که مسئولیت آن را به طراح سایت سپرده یا خودتان قصد دارید در کنار فعالیتهای اصلیتان به آن برسید. اجازه بدهید برای کارمان کمی تبلیغ کنم. شما سایت خوبی نخواهید داشت مگر آن که از مشاوری مثل ما برای ارزیابی و ممیزی سایت و شناسایی راهکارهای بهبود و اصلاح سایت کمک بگیرید. این ممیزی، اجزاء مختلف سایت مثل متون، بخش بندی، محتوا و قالب را در بر می گیرد. در صورت لزوم از گجت های بازاریابی عصبی برای پایش بهتر وضعیت سایت شما هم کمک خواهیم گرفت.

از هزینه نترسید. اگر پروژه تولید محتوایتان را به ما سپرده باشید این یکی از خدمات رایگان ماست.

خوراک سایت

سایت شما کم محتواست؟ بخش های مختلف برای آن طراحی کرده اید. اما هنوز متن و تصویر مناسبی برای آن پیدا نکرده اید؟ از مشاهده صفحه خالی سایت خود یا پیام «Under Construction» خسته شده اید؟ اگر به خاطر این مشکلات بی خیال وقت گذاشتن برای رونق بخشی به سایتتان خسته شده اید به شما حق می دهیم. اما یک راه حل بهتر هم سراغ داریم. از خدمات آوان اندیشه استفاده کنید. کارشناسان این موسسه، می توانند حجم مناسبی از مطالب تالیفی (نه کپی از سایتهای دیگر) برای شما آماده کنند تا در سایت خود قرار دهید. اگر لازم می دانید بارگذاری مطالبتان را هم برای مدتیی کارشناسان ما بر عهده خواهند گرفت. منظور ما این نیست که پایتان را روی پا بیندازید و پول دربیاورید. به کسب و کار اصلی خود برسید.

مشاوره تبلیغات

ما مشاور تبلیغات محیطی و تلویزیونی نیستیم. نه این که بلد نباشیم. حقیقتش، به آن چندان اعتقاد نداریم یا لااقل، در اولویت نمی دانیم. اما تا دلتان بخواهد می توانیم برای تبلیغات مجازی شما ایده پردازی کنیم؛ طرح بزنیم؛ سایتها و کانالهای مختلف مناسب با اهداف استراتژیک شما را شناسایی کنیم و تبلیغ شما را در آن قرار دهیم. از صاحبان صفحات پرطرفدار در شبکه های اجتماعی و همینطور ژورنالیستها بخواهیم تبلیغ شما را به صورت غیر مستقیم در رسانه خود درج کنند و خیلی کارهای دیگری که می توانیم برای شما انجام بدهیم و به تجربه معتقدیم هزینه کردن برای آنها مخصوصا برای شرکتهای کوچک و متوسط خیلی بهتر از تبلیغات گران­قیمت تلویزیونی است.

تنظیم پیش نویس قرارداد

قراردادهای تجاری، یکی از بحث برانگیزترین و حساس ترین متون کاری به شمار می آیند. بی دقتی در تنظیم بندهای قرارداد، می تواند خسارت های جبران ناپذیری به دنبال داشته باشد. ما به شما پیشنهاد می کنیم پیش نویس قرارداد را شما به جلسه مذاکره ببرید. چرا که هرقدر هم در جریان چانه زنی ها به نفع طرف مقابل تغییر کند باز هم روح حاکم بر آن همان چیزی است که مد نظر شما بوده است و حتی اگر بندهای زیادی هم تغییر کنند لااقل خواهید دانست بر سر چه چیزهایی باید چانه زنی کرده و مواضع خود و طرف های تجاریتان را به یک وحدت رویه برسانید.

از آنجا که مانند هر متن دیگری، نوشتن دشوار بوده و در قراردادها به دلیل وجود زوایای مهم و مبهم دشوارتر است ما این مسیر را برای شما ساده کرده و مسئولیت تنظیم پیش نویس قراردادهای شما را بر عهده می گیریم. آوان اندیشه در ارائه این سرویس در مقایسه با سایرین یک ویژگی منحصر به فرد دارد. این موسسه در اصل یک نهاد مشاوره مدیریتی است و بر خلاف سایر کارگزاران تنظیم قرارداد، پیش از ورود به مباحث حقوقی، یک متن کامل با رعایت ملاحظات تجاری تدوین کرده و سپس آن را از لحاظ حقوقی مورد بررسی قرار می دهد. این فرآیند، بهینگی قرارداد را از لحاظ تجاری با رعایت موازین حقوقی تضمین خواهد کرد.

طراحی برنامه و ممیزی نشریات

اگر برای توسعه کسب و کار خود نشریه ای راه انداخته اید و یا آن که خودتان صاحب امتیاز، مدیر مسئول و یا سردبیر یک نشریه هستید حتما مشتری این سرویس ویژه آوان اندیشه هستید. به یاد داشته باشید آوان اندیشه به صورت تخصصی یک مرجع مشاوره مدیریتی است و با تمرکز بر حوزه محتوا، سرویس های مشاوره ای خاصی در این زمینه تعریف کرده است. به همین دلیل، شما به راحتی خواهید توانست با کمک کارشناسان این موسسه، نشریه خود را از ابعاد مختلف مورد ارزیابی قرار دهید. همه مسائلی که در خصوص یک نشریه اهمیت می یابند در این ارزیابی مورد توجه قرار می گیرند. ساختار مطالب، گرافیک، ارزیابی محتوایی، نحوه توزیع، هدف گذاری مخاطبان و سایر مسائل مرتبط با نشریه در این سرویس تعریف شده اند. اگر قصد راه اندازی نشریه ای دارید نیز می توانید با مشاوره کارشناسان موسسه، طرح نشریه خود را به شکلی کارآ و اثربخش تدوین کنید. همچنین آوان اندیشه می تواند به شما در تولید و آماده سازی محتوای نشریه خود سرویس دهی کند.

پیکربندی سایت

اگر سایتی برای خود داشته باشید و یا قبلا سفارشی در این خصوص داده باشید به خوبی با این مشکل آشنا هستند که وقتی طراح سایت از شما می خواهد که بخش های مختلف سایت خودتان را مشخص کنید دقیقا نمی دانید چه جوابی باید به او بدهید. حتی گاهی اوقات نیز، این مسئولیت را به عهده سایت خواهید گذاشت و در هر صورت به احتمال زیاد در نهایت از نتیجه کار راضی نخواهید بود و با خود می گویید: «نه چیزی که دنبالش بودم این نبود.»

پیکربندی و طراحی بخش های مختلف سایت، یک اقدام تخصصی در حوزه بازاریابی و به خصوص بازاریابی محتواست نه یک بحث فنی و نرم افزاری و طبیعی است که اگر این مسیر را اشتباه بروید به نتیجه نامناسبی نیز دست پیدا خواهید کرد.

آوان اندیشه، با تجربه ای که در ارائه خدمات تبلیغاتی به شرکتهای مختلف دارا می باشد می تواند یک بخش بندی مناسب برای سایت شما پیشنهاد دهد. این بخش بندی با ملاحظه تجارب داخلی و خارجی، رقبای موفق و الزامات کسب و کار شما در چند مرحله طراحی شده و با مشورت خود شما اصلاح و تکمیل خواهد شد. این مشورت البته از جنس جلسات خسته  کننده ای که از مفاهیم فنی طراحی سایت انباشته شده و شما چیزی از آن سر در نمی آورید نیست. بلکه کاملا مباحثی از جنس کسب و کار خود شما را با شما در میان خواهیم گذاشت.

خبر خوب آن اگر قبلا سایت خود را راه اندازی کرده اید نیز هم اکنون می توانید در تنظیم بخش های مختلف سایت خود تجدید نظر کرده و با کمک این موسسه، یک پایگاه اطلاع رسانی الکترونیک آبرومند برای خودتان دست و پا کنید.

مدیریت سایت و شبکه های اجتماعی

هر چقدر هم که بخواهید روی این موضوعات وقت بگذارید به هر حال باید قبول کنید که کسب و کار شما چیز دیگری است. اگر مشتری ما هستید و پروژه تولید محتوایتان را به ما سپرده اید ما می توانیم کار را برای شما ساده کرده و انتشار و بارگذاری مطالب و محتوای تولید شده بر روی سایت و شبکه های اجتماعی شما را به عهده بگیریم. احتمالا شما هم موافق باشید که این عاقلانه تر است که کارشناسان و کارکنان دفتر شما فعالیتی از یک سنخ داشته باشند و کارکنان دفتر ما هم فعالیتی از یک سنخ.

ما مطالب تولیدشده را مطابق برنامه زمان بندی بر روی سایت و کانال شما منتشر می کنید. می دانید که این زمان بندی بر روی بهتر دیدن شدن کانال و سئوی سایت نیز موثر است.

در صورتی که اداره سایت و شبکه های را به ما بسپارید علاوه بر بارگذاری مطالب، عضوگیری، پاسخ به ایمیلها و کامنتها، اداره گروه های تلگرامی و ایجاد نشاط و جذابیت در آنها  و پیگیری مسائل فنی سایت از طراح را نیز بر عهده خواهیم گرفت.

بهتر است از همین الان با هم صادق باشیم. این عملیات حتما برای آوان اندیشه سودآور است. اما واقعا ما آن را جزء کسب و کار خود تعریف نمی کنیم. این کسر شان ماست که به عنوان اپراتور سایت و کانال شناخته شویم. این تنها سرویسی است برای تسهیل در کار مشتریان موسسه، در نظر گرفته ایم. لطفا صرفا به منظور استفاده از این سرویس، با موسسه تماس نگیرید.

شبکه های اجتماعی

شبکه های اجتماعی امروزه به شدت پرطرفدار بوده و بخش عمده ای از وقت مردم در آنها سپری می شود. تعداد افرادی که مطالب شما را در شبکه های اجتماعی و پیام رسان دنبال می کنند در حکم تیراژ نشریه ای است که پیام های تبلیغاتی شما در آن چاپ و منتشر می شود. بعضی از این شبکه ها مانند فیس بوک، بیشتر ماهیتی سرگرم کننده دارند. اما اینستاگرام، تلگرام و توییتر و لینکدین برای مقاصد تجاری، گزینه های عالی به شمار می آیند که البته هر یک فرهنگ و بافت مخصص به خود دارد.

کارشناسان آوان اندیشه، مشاوره های لازم را در خصوص تنظیم سطح انتظارات و رفتار مناسب در برخورد با هر یک از این شبکه ها ارائه داده و به شما کمک خواهند کرد تا راهکار مناسب استفاده از آنها در کسب و کار خود را تعریف کنید. همچنین در دوره های سه ماهه، خوراک محتوایی لازم جهت انتشار در این شبکه ها را برای شما تولید کرده و در اختیارتان می گذارنند. همچنین همانطور که در بخش مدیریت سایت اشاره شده است اداره فنی صفحات اعم از بارگذاری مطالب، عضوگیری و پاسخگویی به نظرات کاربران را نیز بر عهده خواهد گرفت.